A Escrituração Contábil Digital (ECD) é disciplinada pela Instrução Normativa RFB nº 2003, de 2021, que compreende a versão digital dos livros: Diário e seus auxiliares, se houver; do Razão e seus auxiliares, se houver; e, dos Balancetes Diários e Balanços, e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Os livros contábeis e documentos mencionados devem ser assinados digitalmente, a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

Obrigatoriedade

Deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, as imunes e isentas, obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial.

Deverão apresentar a ECD em livro próprio: as Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando enquadradas na condição de obrigatoriedade de apresentação da ECD; as pessoas jurídicas domiciliadas no País que mantiverem no exterior recursos em moeda estrangeira relativos ao recebimento de exportação, de que trata o artigo 8º, da Lei nº 11.371, de 2006; e, as Empresas Simples de Crédito (ESC) de que trata a Lei Complementar nº 167, de 2019.

Dispensadas da apresentação 

A obrigatoriedade de apresentação da ECD não se aplica:

a) as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;

b) aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

c) às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham realizado atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica;

d) às pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.8 milhões ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil;

e) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que cumprirem o disposto no parágrafo único, do artigo 45, da Lei nº 8.981, de 1995;

f) à entidade Itaipu Binacional, tendo em vista o disposto no artigo XII, do Decreto nº 72.707, de 1973.

As exceções a que se referem às letras “a” e “d” do parágrafo acima não se aplicam à microempresa ou empresa de pequeno porte que tenha recebido aporte de capital na forma prevista nos artigos 61-A a 61-D, da Lei Complementar nº 123, de 2006.

A exceção a que se refere a letra “e” do parágrafo acima não se aplica às pessoas jurídicas que distribuírem parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado, diminuída dos impostos e das contribuições a que estiverem sujeitas.

As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS/IPI) ficam obrigadas a apresentar o livro Registro de Inventário na ECD, como livro auxiliar.

Entrega facultativa

As pessoas jurídicas que não estejam obrigadas a apresentar a ECD podem apresentá-la de forma facultativa, inclusive para atender ao disposto no artigo 1179, da Lei nº 10.406, de 2002.

Os consórcios de empresas instituídos na forma dos artigos 278 e 279, da Lei nº 6.404, de 1976, quando possuírem inscrição própria no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), poderão entregar a ECD de forma facultativa.

Forma e prazo de entrega

A ECD deve ser gerada por meio do Programa Gerador de Escrituração (PGE), desenvolvido pela Secretaria Especial da Receita Federal e disponibilizado no endereço: http://sped.rfb.gov.br. O PGE dispõe de funcionalidades de criação, edição, importação, validação, assinatura, visualização, transmissão, recuperação do recibo de transmissão, entre outras, a serem utilizadas no processamento da ECD.

A ECD deve ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) até às 23h59min59s, do último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração. A ECD transmitida no prazo será considerada válida depois de confirmado seu recebimento pelo Sped.

Nota 1: A IN RFB nº 2023, de 2021, prorrogou o prazo de entrega da ECD do ano-calendário de 2020, em caráter excepcional, para o último dia útil do mês de julho de 2021.

Nos casos de extinção da pessoa jurídica, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deve ser entregue pela pessoa jurídica extinta, cindida, fusionada, incorporada e incorporadora, observados os seguintes prazos:

a) se o evento ocorrer no período compreendido entre janeiro a abril, a ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio daquele ano; e, 

b) se o evento ocorrer no período compreendido entre maio a dezembro, a ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

Nota 2: A IN RFB nº 2023, de 2021, prorrogou o prazo de entrega da ECD nos casos de extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial, do ano-calendário 2021, que deverá ser entregue: 

a) se o evento ocorrer no período compreendido entre janeiro a junho, até o último dia útil do mês de julho de 2021; e,

b) se o evento ocorrer no período compreendido entre julho a dezembro, até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

A obrigação de entrega da ECD não se aplica à incorporadora nos casos em que esta e a incorporada estavam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

Autenticidade

A autenticação dos livros e documentos que integram a ECD das empresas mercantis e atividades afins subordinadas às normas gerais prescritas na Lei nº 8.934, de 1994, será comprovada pelo recibo de entrega da ECD emitido pelo Sped, dispensada qualquer outra autenticação.

A autenticação exigível para fins tributários de livros contábeis das pessoas jurídicas não sujeitas ao Registro do Comércio poderá ser feita pelo Sped por meio de apresentação da ECD.

A autenticação dos livros contábeis digitais será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped, dispensada qualquer outra forma de autenticação, nos termos do Decreto nº 9.555, de 2018.

Substituição

A ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) - Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade.

Na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição, o qual conterá a identificação da escrituração substituída; a descrição pormenorizada dos erros; a identificação clara e precisa dos registros com erros, exceto quando estes decorrerem de erro já descrito; autorização expressa para acesso às informações pertinentes às modificações por parte do Conselho Federal de Contabilidade; e, a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes, quando estes julgarem necessário.

O Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado pelo profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e também pelo auditor independente, no caso de demonstrações contábeis auditadas por este.

O profissional da contabilidade que não assina a escrituração poderá manifestar-se no Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD, desde que a manifestação se restrinja às modificações nele relatadas.

A substituição da ECD só poderá ser feita até o fim do prazo de entrega da ECD relativa ao ano-calendário subsequente. São nulas as alterações efetuadas em desacordo com estes procedimentos ou com o Termo de Verificação para Fins de Substituição.

Normas gerais

A apresentação dos livros digitais de acordo com o disposto na IN RFB nº 2003, de 2021, supre: 

a) em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 2001;

b) a obrigação de escriturar o livro Razão ou as fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no livro Diário, prevista no artigo 14 da Lei nº 8.218, de 1991; e, 

c) a obrigação de transcrever, no livro Diário, o Balancete ou o Balanço de Suspensão ou a Redução do Imposto de que trata o artigo 35, da Lei nº 8.981, de 1995.

Acesso às informações

Os usuários do Sped a que se refere o artigo 3º, do Decreto nº 6.022, de 2007, terão acesso às informações relativas à ECD disponíveis no ambiente nacional do Sped, ficando condicionado à autenticação mediante certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil.

O acesso será realizado com observância das seguintes regras:

a) será restrito às informações pertinentes à competência do usuário;

b) o usuário deve guardar, quanto às informações a que tiver acesso, os sigilos comercial, fiscal e bancário de
acordo com a legislação respectiva; e, 

c) será realizado na modalidade integral para cópia do arquivo da escrituração, ou na modalidade parcial para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.

Para realizar o acesso na modalidade integral, o usuário do Sped deverá ter iniciado procedimento fiscal dirigido à pessoajurídica titular da ECD ou que tenha por objeto fato a ela relacionado.

O acesso também será permitido à pessoa jurídica em relação às informações por ela transmitidas ao Sped.

Será mantido no ambiente nacional do Sped, pelo prazo de 6 (seis) anos, o registro dos eventos de acesso, que conterá: a identificação do usuário; a identificação da autoridade certificadora emissora do certificado digital; o número de série do certificado digital; a data e a hora da operação; e, a modalidade de acesso realizada, de acordo com a letra “c” acima.

As informações sobre o acesso à ECD ficarão disponíveis para o seu titular no ambiente nacional do Sped.

Multas

A pessoa jurídica que deixar de apresentar a ECD nos prazos fixados, ou que apresentá-la com incorreções ou omissões, fica sujeita às multas previstas no artigo 12, da Lei nº 8.218, de 1991, sem prejuízo das sanções administrativas, cíveis e criminais cabíveis, aplicáveis inclusive aos responsáveis legais.

As multas não se aplicam à pessoa jurídica não obrigada a apresentar ECD, inclusive à que a apresenta de forma facultativa ou esteja obrigada por força de norma expedida por outro órgão ou entidade da administração pública federal direta ou indireta que tenha atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização.

Balaminut | maio 2021